Trợ Lý Tổng Giám Đốc

1. Theo dõi & hỗ trợ vận hành các phòng ban

Nắm bắt tiến độ công việc của từng phòng ban theo tuần, tháng.

Phát hiện sớm các điểm tắc nghẽn trong vận hành liên phòng ban .

Hỗ trợ triển khai các chỉ đạo, quyết định của TGĐ xuống các phòng ban; theo dõi phản hồi và kết quả thực hiện.

Điều phối xử lý các tình huống phát sinh đột xuất liên quan đến nhiều bộ phận, đảm bảo thông tin không bị mắc kẹt tại một đầu mối. 2 Tổng hợp báo cáo & xử lý thông tin cho Ban Giám Đốc

Thu thập báo cáo tuần từ tất cả các phòng ban (Kinh doanh, Kho, Marketing, Kế toán, Nhân sự,…).

Tổng hợp, chuẩn hoá và trình bày thành báo cáo tổng hợp ngắn gọn, súc tích gửi TGĐ – nêu rõ điểm nổi bật, điểm rủi ro và các vấn đề cần quyết định.

Chuẩn bị số liệu, dữ liệu nền khi TGĐ cần tham chiếu để ra quyết định (doanh số vùng, tồn kho, tình hình nhân sự…).

Lưu trữ, phân loại và quản lý hệ thống tài liệu nội bộ theo chuẩn – đảm bảo TGĐ có thể tra cứu nhanh bất cứ khi nào cần. 3 Quản lý lịch, cuộc họp & điều phối công việc của TGĐ

Lên và quản lý lịch làm việc hàng tuần cho TGĐ: Họp nội bộ, gặp đối tác, sự kiện, công tác.

Tổ chức các cuộc họp định kỳ (giao ban tuần, họp BGĐ, họp liên phòng ban): chuẩn bị agenda, tài liệu tham chiếu, mời thành phần phù hợp, đặt phòng họp / kết nối online.

Ghi chép nội dung cuộc họp (meeting recap): tóm tắt các quyết định đã thống nhất, công việc được giao, deadline cụ thể và người chịu trách nhiệm.

Theo dõi và nhắc nhở các phòng ban thực hiện các đầu việc phát sinh từ cuộc họp; báo cáo kết quả lại cho TGĐ.

Hỗ trợ TGĐ trong việc chuẩn bị nội dung, slide, dữ liệu phục vụ các buổi trình bày, thương lượng, hay sự kiện đối ngoại. 4 Cải tiến quy trình & các nhiệm vụ đặc biệt

Quan sát, phân tích và đề xuất cải tiến các quy trình vận hành liên phòng ban còn bất cập – hướng tới giảm thiểu thủ công, tăng tốc độ xử lý.

Tham gia hoặc dẫn dắt các dự án cải tiến nội bộ theo

yêu cầu:của TGĐ (ví dụ: chuẩn hoá biểu mẫu báo cáo, xây dựng quy trình mới, onboarding nhân sự quản lý cấp cao…).

Thực hiện các nhiệm vụ mang tính chiến lược, bảo mật do TGĐ giao – đòi hỏi độ tin tưởng cao và khả năng làm việc độc lập.

Có từ 2-4 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Trợ lý GĐ/TGĐ, Chuyên viên vận hành, Business Analyst).

Ưu tiên ứng viên có nền tảng làm việc tại doanh nghiệp phân phối, sản xuất, dược phẩm hoặc FMCG.

Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường nhiều phòng ban, quản lý thông tin phức tạp và nhịp độ công việc nhanh.

Tư duy tổng hợp, phân tích sắc bén, kỹ năng viết và trình bày rõ ràng, mạch lạc.

Khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối, tinh thần trách nhiệm cao và sự cẩn thận, tỉ mỉ.

Thu nhập khi đạt 100% KPI: 17 - 25 triệu VND - Thu nhập tính theo tỷ lệ đạt KPI - Lương cứng không phụ thuộc doanh số - Cơ hội phát triển tư duy điều hành, với lộ trình thăng tiến lên vị trí COO.

Được tiếp cận với chiến lược doanh nghiệp thực tế và các khóa đào tạo phục vụ công việc.

Môi trường làm việc chuyên nghiệp, trực tiếp làm việc với Lãnh đạo cấp cao.