Senior Project Admin

Mô tả vị trí Senior Project Admin chịu trách nhiệm kiểm soát xuyên suốt các hoạt động hành chính, dữ liệu, hồ sơ và báo cáo của các dự án thuộc BU1; bảo đảm thông tin chính xác, hồ sơ đầy đủ, đối soát và thanh toán đúng tiến độ. Vị trí đóng vai trò kết nối giữa Account, Field Operation, Procurement, Finance và các bên liên quan; đồng thời chủ động phát hiện sai lệch, cảnh báo rủi ro, chuẩn hóa quy trình và hướng dẫn các Project Admin trong team, góp phần bảo đảm mục tiêu của Business Unit.

Mô tả công việc:1. Báo cáo và quản lý dữ liệu Tổng hợp, kiểm tra và hoàn thiện báo cáo dự án theo ngày, tuần, tháng hoặc

yêu cầu:của khách hàng, bảo đảm dữ liệu chính xác và đúng deadline. Quản lý, cập nhật dữ liệu dự án, doanh số, nhân sự triển khai, KPI và các chỉ số liên quan trên hệ thống/tracker. 2. Quản lý hồ sơ dự án Theo dõi hợp đồng, quotation, PO, biên bản nghiệm thu, chứng từ và hồ sơ thanh toán của từng dự án. Bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy trình; chủ động nhắc và theo dõi các bên hoàn thiện đúng timeline. 3. Đối soát và thanh toán Thực hiện đối soát chấm công, doanh số, KPI, lương thưởng, incentive và các chi phí dự án. Phối hợp với Finance, Procurement và các bên liên quan để xử lý chênh lệch, hoàn thiện hồ sơ và thanh toán đúng hạn. 4. Điều phối và kiểm soát tiến độ Theo dõi tiến độ các đầu việc hành chính, báo cáo, nghiệm thu và thanh toán; cập nhật trạng thái rõ ràng cho các bên liên quan. Chủ động phát hiện, cảnh báo và theo dõi việc xử lý các rủi ro về dữ liệu, hồ sơ, chi phí hoặc tiến độ dự án. 5. Chuẩn hóa và cải tiến Chuẩn hóa biểu mẫu, tracker, checklist và quy trình để nâng cao hiệu quả vận hành. Hướng dẫn, kiểm tra chất lượng công việc của Project Admin trong team và đề xuất giải pháp cải tiến.

Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Tài chính, Kế toán, Thống kê hoặc ngành liên quan.

Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Project Admin, Project Coordinator, Sales Admin, Sales Operations hoặc tương đương.

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong Agency, Event, Activation, Field Force, FMCG, Retail hoặc doanh nghiệp dịch vụ triển khai.

Có kinh nghiệm trực tiếp về báo cáo, quản lý dữ liệu, hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và đối soát dự án.

Thành thạo Excel: PivotTable, XLOOKUP/VLOOKUP, SUMIFS, hàm logic và xử lý dữ liệu.

Sử dụng tốt Word, PowerPoint, Outlook và các công cụ quản lý dữ liệu/tài liệu.

Có khả năng đọc hiểu dữ liệu, phát hiện sai lệch và trình bày báo cáo rõ ràng.

Hiểu quotation, hợp đồng, purchase order (PO), ngân sách và quy trình thanh toán.

Có khả năng quản lý đồng thời nhiều dự án và deadline; theo dõi công việc có hệ thống.

Có kỹ năng phối hợp, theo dõi và thúc đẩy các bên liên quan hoàn thành công việc.

Cẩn thận, có tư duy hệ thống, tinh thần trách nhiệm cao và khả năng bảo mật thông tin.

Có khả năng làm việc độc lập, chịu áp lực và thích nghi với môi trường dự án tốc độ cao.

Có khả năng giao tiếp và viết email tiếng Anh phục vụ công việc.

Biết Power Query, Power BI, SQL hoặc công cụ tự động hóa báo cáo là một lợi thế.

Phù hợp với các Giá trị cốt lõi: Integrity (Chính trực): Minh bạch, chính xác và đáng tin cậy trong quản lý dữ liệu, hồ sơ và chứng từ.

Compassion (Thấu cảm): Chủ động phối hợp, hỗ trợ đồng đội và các bên liên quan.

Excellence (Xuất sắc): Duy trì tiêu chuẩn cao về độ chính xác, tiến độ và chất lượng đầu ra.

Innovation (Đổi mới): Liên tục cải tiến biểu mẫu, quy trình và công cụ để nâng cao hiệu quả.

Tại sao nên chọn CREASIA?

Đồng hành cùng một doanh nghiệp định vị là Market Execution Partner, nơi mỗi vai trò góp phần trực tiếp vào kết quả của khách hàng.

Làm việc trong môi trường đề cao Chính trực, Thấu cảm, Xuất sắc và Đổi mới.

Có cơ hội phát triển chuyên môn, năng lực quản lý dự án và mở rộng lộ trình sang Account hoặc Procurement.

Tham gia các dự án đa dạng, tạo tác động thực tế cho thương hiệu, khách hàng và thị trường.