Nhân viên Sale Operation Full-time

1. Quản trị dữ liệu và hồ sơ bán hàng Quản trị dữ liệu vòng đời giao dịch và đơn hàng gồm khách hàng, booking, hợp đồng, dịch vụ, giá trị đơn hàng, Sale phụ trách, loại luồng và tiến độ thực hiện; bảo đảm dữ liệu tại hệ thống quản trị đơn hàng đầy đủ, chính xác, nhất quán và có thể đối chiếu với CRM, hồ sơ thương mại và dữ liệu liên quan. Rà soát, xác thực dữ liệu giao dịch ngay khi phát sinh; kiểm soát định kỳ dữ liệu CRM do Sale cập nhật,

yêu cầu:Sale bổ sung hoặc hiệu chỉnh khi phát hiện thiếu, sai, trùng lặp hoặc quá hạn; không tự cập nhật thay Sale đối với dữ liệu thuộc trách nhiệm của Sale. 2. Quản trị báo giá, hợp đồng và kiểm soát điều kiện bán Lập và chuẩn hóa báo giá theo biểu mẫu công ty; kiểm tra thông tin pháp nhân, hạng mục, số lượng, đơn giá, tổng tiền, VAT, điều khoản thanh toán. Kiểm soát giá bán, chiết khấu, biên lợi nhuận, điều kiện thương mại theo đúng chính sách đã duyệt; cảnh báo và không phát hành khi phát sinh ngoại lệ chưa được phê duyệt đúng thẩm quyền. Quản lý số báo giá, phiên bản, ngày phát hành và lưu trữ hồ sơ. Kiểm tra đầy đủ các điều kiện trước khi tiếp nhận điều phối đơn hàng: giá bán/biên lợi nhuận, chiết khấu, điều khoản và tiến độ thanh toán, hạn mức công nợ, điều kiện tạm ứng, các cam kết đặc biệt với khách hàng. Ghi nhận và kiểm soát hồ sơ đối với các thay đổi về phạm vi, số lượng, tiến độ, giá trị hoặc điều kiện thương mại trong quá trình thực hiện; bảo đảm các thay đổi ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí hoặc lợi nhuận được xác định giá trị, phê duyệt đúng thẩm quyền và hoàn thiện hồ sơ trước khi áp dụng 3. Phân luồng và điều phối đơn hàng Xác định giao dịch thuộc phạm vi Project (chuyển PM tiếp nhận) hay Booking/Standard Service (trực tiếp điều phối) theo nguyên tắc phân luồng của Công ty. Tạo

yêu cầu:/đặt hàng nội bộ cho các bộ phận vận hành ( Media/Design/Production...); xác nhận deadline với đầu mối thực hiện; theo dõi tiến độ và chủ động cảnh báo điểm nghẽn. 4. Nghiệm thu, đóng đơn hàng và bàn giao kế toán Thu nhận kết quả thực hiện từ các bộ phận vận hành; chủ trì hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu đối với đơn Booking/Standard Service, phối hợp với Sale để gửi khách hàng xác nhận theo đầu mối quan hệ khách hàng đã phân công. Hoàn thiện hồ sơ bàn giao; chuyển điều kiện xuất hóa đơn/thu tiền cho Kế toán; cập nhật trạng thái đóng đơn hàng. 5. Kiểm soát tuân thủ dữ liệu bán hàng / CRM Kiểm tra định kỳ (hàng tuần) dữ liệu CRM do Sale nhập/cập nhật: phát hiện thiếu, quá hạn, trùng lặp, không nhất quán và

yêu cầu:Sale cập nhật. Đối chiếu dữ liệu CRM với hồ sơ báo giá/hợp đồng, cảnh báo bất thường theo đúng đối tượng liên quan. Tổng hợp Pipeline định kỳ (số lượng, giá trị cơ hội theo giai đoạn, deal quá hạn, Won/Lost) phục vụ báo cáo cho quản lý. 6. Báo cáo và quản trị hệ thống Cập nhật dữ liệu tiến độ/trạng thái đơn hàng hàng ngày; lập báo cáo tuần và dashboard hàng tháng theo đúng mẫu và thời hạn quy định của Công ty. Tham gia rà soát, chuẩn hóa quy trình và biểu mẫu sử dụng chung của chức năng Quản trị bán hàng.

1.

Kinh nghiệm và trình độ Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành liên quan (Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại...).

Có tối thiểu 01–02 năm kinh nghiệm tại vị trí Sales Admin, Sales Operations, Điều phối đơn hàng hoặc vị trí tương đương; ưu tiên ứng viên đã trực tiếp xử lý báo giá, hợp đồng, theo dõi đơn hàng, nghiệm thu và phối hợp liên phòng ban.

Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực agency truyền thông/quảng cáo là một lợi thế.

2.

Năng lực chuyên môn Chủ động, có tinh thần trách nhiệm (Ownership) cao - theo dõi công việc đến khi hoàn thành, không chờ nhắc; cẩn trọng với số liệu, thời hạn và cam kết.

Đây là năng lực cốt lõi của vị trí.

Thành thạo Excel để quản lý dữ liệu, theo dõi tiến độ và đối chiếu số liệu (tối thiểu SUMIFS, INDEX/MATCH/VLOOKUP, lọc, sắp xếp); có khả năng phát hiện sai lệch dữ liệu.

Đây là năng lực cốt lõi của vị trí.

Hiểu và có khả năng áp dụng đúng chính sách giá/chiết khấu/điều khoản thanh toán; nhận diện đúng trường hợp cần trình phê duyệt ngoại lệ.

Đây là năng lực cốt lõi của vị trí.

Kỹ năng điều phối đa bên và giao tiếp rõ ràng với Sale, khách hàng, các bộ phận vận hành và đối tác; biết báo cáo/xin ý kiến đúng lúc.

Nắm được vòng đời một đơn hàng từ tiếp nhận đến đóng hồ sơ; có khả năng phân biệt phạm vi dự án (Project) và dịch vụ tiêu chuẩn (Booking).

Có khả năng sử dụng các hệ thống/phần mềm quản trị đơn hàng (ưu tiên đã từng dùng Amis hoặc hệ thống tương tự).

Chủ động tìm nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý khi phát sinh vướng mắc, không chỉ dừng ở việc báo cáo.

Có ý thức bảo mật thông tin khách hàng, giá bán và điều khoản hợp đồng.

3.

Phẩm chất khác Tỉ mỉ, kỷ luật, làm việc có nguyên tắc và tuân thủ quy trình.

Chịu được áp lực khi phối hợp cùng lúc nhiều đơn hàng, nhiều bộ phận.

Trung thực, minh bạch trong xử lý dữ liệu và số liệu thương mại.

Thời gian làm việc: 9h00–17h30, từ thứ Hai đến thứ Sáu.

Mức lương: Từ 12-15 triệu Chế độ BHXH/BHYT/BHTN theo quy định.

Chế độ nghỉ phép, thưởng lễ Tết, xét lương định kỳ.

Môi trường agency năng động, làm việc trực tiếp với nhiều nhãn hàng và loại hình dự án đa dạng.

Có cơ hội phát triển theo năng lực và quy mô chức năng Quản trị bán hàng của Công ty, hướng tới vai trò phụ trách nhóm hoặc quản lý chức năng khi cơ cấu được kiện toàn.