HR OPERATION INTERN - E-FILLING

1. Nhiệm vụ & trách nhiệm chính 1.1. Kiểm tra hồ sơ nhân viên - Kiểm tra tính đầy đủ, chuẩn xác và tình trạng của hồ sơ giấy theo danh mục chuẩn.

Phân loại, sắp xếp hồ sơ theo danh mục/ nhóm tài liệu.

Gắn nhãn tài liệu theo quy định của công ty. 1.2. Scan & số hóa tài liệu - Thực hiện scan tài liệu bằng máy scan chuyên dụng.

Kiểm tra chất lượng bản scan (độ nét, độ nghiêng, thiếu trang…).

Chuyển đổi tài liệu sang định dạng điện tử (PDF, PNG…) theo

yêu cầu:.

Đặt tên file theo quy chuẩn: mã hồ sơ – loại tài liệu – ngày tháng. 1.3. Lưu trữ & quản lý tài liệu e-filing - Upload tài liệu lên hệ thống e-filing theo đúng cấu trúc thư mục.

Đảm bảo file được lưu đúng vị trí, đúng mã và đúng quy tắc phân loại.

Cập nhật trạng thái hồ sơ vào bảng theo dõi (Excel/Google Sheet/ phần mềm quản lý).

Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ khi có

yêu cầu:từ bộ phận liên quan.

Sắp xếp hồ sơ vật lý trong kho lưu trữ.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.

Sinh viên năm 3 – 4 hoặc mới tốt nghiệp các ngành: Hành chính, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Nhân sự, Hệ thống thông tin quản lý hoặc ngành liên quan.

Sử dụng tốt máy vi tính (Word, Excel, Google Drive).

Có khả năng sử dụng máy scan, máy in, máy photocopy.

Tỉ mỉ, cẩn thận, làm việc có tổ chức.

Khả năng sắp xếp và xử lý dữ liệu logic.

Trách nhiệm, trung thực và tuân thủ quy trình.

Chủ động học hỏi, cầu tiến, hỗ trợ đồng đội.

Bảo mật thông tin hồ sơ tuyệt đối.

Hỗ trợ trợ cấp thực tập, trợ cấp ăn trưa, giữ xe trong thời gian làm việc;

Được đào tạo bởi quản lý trực tiếp;

Môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhiều cơ hội học hỏi và phát triển chuyên môn;

Được cấp laptop trong thời gian làm việc - Thời gian làm việc: 8h00 - 17h30 từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (Có thể làm việc theo giờ hành chính của Công ty hoặc theo lịch thực tập được thỏa thuận);

Địa điểm làm việc: Centec Tower - 72-74 Nguyễn Thị Minh Khai, phường Xuân Hoà, TP. HCM.