Tổng quan công việc

1. Academic Operations & Student Services / Vận hành Học vụ & Dịch vụ Học viên - Manage end-to-end daily operations of short courses, professional certificates, and postgraduate programs, ensuring all classes run smoothly according to academic timelines. Quản lý toàn diện hoạt động vận hành hàng ngày của các khóa ngắn hạn, chứng chỉ chuyên nghiệp và chương trình sau đại học, đảm bảo các lớp học diễn ra đúng tiến độ.

Supervise the complete student lifecycle: from onboarding, orientation, attendance, and academic progress tracking, to final graduation verification and degree issuance. Giám sát toàn bộ vòng đời học viên: từ nhập học, định hướng, theo dõi chuyên cần, tiến độ học tập, đến xác thực tốt nghiệp và cấp bằng.

Lead the academic team to resolve student grievances, and operational bottlenecks in a professional and timely manner. Dẫn dắt đội ngũ học vụ giải quyết các khiếu nại của học viên, và các điểm nghẽn vận hành một cách chuyên nghiệp, kịp thời. 2. Faculty & Staff Management / Quản lý Đội ngũ Giảng viên - Partner with Academic Deans to forecast staffing needs, conduct recruitment/demos, and allocate instructors or teaching assistants (TAs) for assigned programs. Phối hợp với Trưởng khoa để dự báo nhu cầu nhân sự, tổ chức tuyển dụng/dạy thử và phân bổ giảng viên/trợ giảng cho các chương trình.

Serve as the primary liaison for faculty regarding schedules, teaching hours, lecture recordings, and compliance with pedagogical standards. Là đầu mối giao tiếp chính với giảng viên về lịch giảng, số giờ dạy, ghi hình bài giảng và việc tuân thủ các tiêu chuẩn sư phạm. 3. Partnership Standards & Academic Quality Assurance / Đảm bảo Chất lượng & Đối tác Quốc tế - Maintain professional relationships and manage academic compliance with international awarding bodies and partners. Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp và quản lý tính tuân thủ học thuật với các tổ chức, hội đồng cấp bằng quốc tế.

Coordinate curriculum and material review processes (course overviews, learning outcomes, rubrics) with Deans and faculty to drive continuous program improvement. Phối hợp với Trưởng khoa và giảng viên trong quá trình rà soát chương trình và học liệu (tổng quan khóa học, chuẩn đầu ra, tiêu chí đánh giá) để cải tiến chất lượng.

Ensure all academic records, instructor profiles, and Institutional Quality Assurance (IQA) documents are systematically stored and audit-ready. Đảm bảo toàn bộ hồ sơ học thuật, thông tin giảng viên và tài liệu kiểm định chất lượng nội bộ (IQA) được lưu trữ khoa học, sẵn sàng cho công tác thanh tra/kiểm định. 4. Budgeting, Cross-Functional Collaboration & Reporting / Quản lý Ngân sách, Phối hợp & Báo cáo - Plan and monitor the monthly academic operations budget, including platform fees (Populi, Turnitin, etc.) and instructor payments. Lập kế hoạch và giám sát ngân sách vận hành học vụ hàng tháng, bao gồm chi phí nền tảng (Populi, Turnitin, v.v.) và thù lao giảng viên.

Collaborate with Marketing, Strategy, and Event teams to provide academic inputs for campaigns, webinars, and program launches. Phối hợp với đội ngũ Marketing, Chiến lược và Sự kiện để cung cấp thông tin học thuật cho các chiến dịch, hội thảo trực tuyến và ra mắt chương trình.

Consolidate operational data to deliver comprehensive monthly reports and risk assessments to the Board of Management. Tổng hợp dữ liệu vận hành để lập báo cáo định kỳ hàng tháng và đánh giá rủi ro trình Ban Giám đốc.

Execute other tasks assigned by the Academic Deans or Line Manager. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng khoa hoặc Quản lý trực tiếp. ** Requirement:

Bachelor’s or Master’s degree in Education, Business Administration, or related fields. Minimum 3-5 years of experience in managing academic operations, international programs, or higher education environments. Tốt nghiệp Đại học hoặc Thạc sĩ ngành Giáo dục, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan. Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm quản lý vận hành học vụ, chương trình quốc tế hoặc môi trường giáo dục đại học/sau đại học.

Comprehensive understanding of academic workflows, including course delivery, scheduling, assessment frameworks, student services, and institutional quality assurance. Hiểu biết toàn diện về quy trình vận hành học vụ, bao gồm điều phối khóa học, xếp lịch giảng dạy, khung đánh giá kiểm tra, dịch vụ học viên và đảm bảo chất lượng.

Outstanding written and verbal communication skills in both English and Vietnamese; capability to professionalize communication across all internal and external stakeholders (Deans, Faculty, and Global Partners). Kỹ năng giao tiếp xuất sắc (nói và viết) bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt; có khả năng giao tiếp chuyên nghiệp với các bên liên quan từ nội bộ đến đối tác quốc tế (Trưởng khoa, Giảng viên, Đối tác Toàn cầu).

Strong problem-solving and crisis management abilities; proven track record of handling student complaints, operational bottlenecks, and sensitive cases under time pressure. Khả năng giải quyết vấn đề và quản trị khủng hoảng tốt; có kinh nghiệm xử lý các khiếu nại của học viên, điểm nghẽn vận hành và các trường hợp nhạy cảm dưới áp lực thời gian.

Exceptional organizational and task prioritization skills; capability to manage multiple academic programs and tight deadlines concurrently with clear tracking systems. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc xuất sắc; có khả năng quản lý đồng thời nhiều chương trình học thuật và thời hạn nghiêm ngặt với hệ thống theo dõi rõ ràng.

Proficiency in academic and project management tools, including LMS/CMS, Populi, Turnitin, ClickUp, and advanced spreadsheet skills for data tracking and reporting. Thành thạo các công cụ quản lý dự án và học vụ bao gồm hệ thống LMS/CMS, Populi, Turnitin, ClickUp và kỹ năng xử lý bảng tính (Spreadsheets) để theo dõi dữ liệu và làm báo cáo.

Proactive follow-up mindset with data-driven thinking to transition smoothly from daily operations into strategic curriculum and partnership improvements. Tư duy chủ động theo sát công việc và phân tích dữ liệu nhằm chuyển dịch linh hoạt từ vận hành sự vụ sang cải tiến chương trình học và phát triển đối tác chiến lược.

High flexibility and adaptability; willingness to execute other tasks assigned by the Academic Deans or Line Manager to ensure overall operational excellence. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng cao; sẵn sàng thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng khoa hoặc Quản lý trực tiếp để đảm bảo hiệu quả vận hành tối ưu ** Benefit:

Work in an international environment. Làm việc trong môi trường quốc tế - Opportunity to learn English and obtain international certifications. Cơ hội học tiếng Anh bằng cấp quốc tế.

Salary: Negotiable, based on candidate’s

Kỹ năng chính

Google Sheetsacademic researchclassroom managementcustomer servicedata analysisclickuprecruitmentbudgetingforecastingonboardingtraininglabor law

Yêu cầu